J’ai récemment publié un ouvrage intitulé Guide pratique du cahier des charges aux éditions GERESO . Et si mon ouvrage s’intitule Guide pratique, c’est qu’il s’agit vraiment d’un guide pratique ! Mon ambition est de mettre l’ingénierie des besoins à la portée des utilisateurs. Pour en faire la démonstration, je vous livre ci-après un extrait de mon livre. Voici donc la démarche d’expression des besoins que je propose, de la définition des objectifs à la validation du document final.

Bien sûr, il n’y a pas une « recette de cuisine » standard pour élaborer un cahier des charges. Vous pourrez adapter ma démarche à votre manière de travailler, à votre organisation, aux contraintes de votre projet.

La figure ci-dessous en donne la carte simplifiée. Les trois étapes préliminaires sont itératives.

Étape 1 : cadrer et planifier

Exprimer les besoins et élaborer un cahier des charges est un ensemble d’opérations qui doivent être gérées comme un véritable projet.

Cette étape consiste en une première planification à larges mailles, car les détails ne peuvent être fixés d’emblée.

Étape 2 : analyser l’existant

Il s’agit de faire un état des lieux de l’existant :

• rassembler la documentation sur l’existant ;
• analyser le cadre organisationnel ;
• analyser les processus actuels ;
• dresser un diagramme de flux de processus.
• décrire les fonctions dans leur état actuel.

Il s’agit aussi, lors de cette étape, de trouver des pistes d’évolution : liste des différents types de solutions envisageables, présentation des scénarios étudiés, justification du scénario retenu, mesures envisagées pour conduire le changement et faciliter l’appropriation du nouveau système par les utilisateurs.

Étape 3 : définir le concept

Cette étape est fondamentale. Et il est important de le souligner, car elle est trop souvent négligée.

En effet, le but de cette étape est de découvrir et de spécifier les trois éléments qui constituent le concept du futur système :  objectif-périmètre-parties prenantes, dont la connaissance est capitale pour la suite des opérations, et que j’appelle de manière imagée le « triangle d’or ».

Le document en sortie de cette étape peut se présenter sous des formes très diverses. Il peut s’appeler document de concept ou note de cadrage. Souvent, il n’a pas de nom. Il peut résulter d’une étude particulière ou être extrait d’un document préexistant, par exemple le schéma directeur du système d’information.

Étape 4 : développer les cas d’utilisation

On ne démarrera cette étape que lorsque les trois étapes préliminaires auront été, sinon clôturées, du moins suffisamment avancées.

La technique des cas d’utilisation (ou use cases) est un moyen simple et puissant de recueillir, analyser et spécifier des exigences, en représentant sous forme de scénarios les interactions entre un utilisateur et le système à l’étude.

Étape 5 : recueillir et analyser besoins et contraintes

Il s’agit ici de recueillir et analyser tous les besoins qui n’ont pas recueillis à l’étape précédente :

• planifier le recueil ;
• assembler la documentation ;
• recueillir les besoins organisationnels ;
• inventorier les règles de gestion ;
• inventorier les contraintes ;
• recueillir les besoins utilisateurs, au moyen d’interviews, ateliers, etc. ;
• élaborer tout diagramme permettant la compréhension commune ;
• réaliser, si nécessaire, des maquettes papier.

Ce qui en ressort est un ensemble d’exigences cohérentes, priorisées et classées par catégories. Si nécessaire, on rebouclera sur l’étape 4.

Étape 6 : spécifier les exigences élémentaires

Lors de cette étape, il s’agit de :

• formuler les exigences recueillies à l’étape précédente ;
• intégrer les exigences dans le cahier des charges ;
• vérifier la cohérence de l’ensemble du cahier des charges.

Les outils à notre disposition sont les règles de bonne formulation des exigences, les check-lists comme MATHURIN ou MATHURINE ou les 5 C, ainsi qu’un bon modèle de cahier des charges.

Étape 7 : valider l’ensemble

Valider, c’est s’assurer que les exigences répondent aux besoins des parties prenantes.

La validation peut être itérative et incrémentale. On peut valider un ensemble d’exigences, auprès d’un nombre limité d’utilisateurs, ou valider l’ensemble des exigences (le cahier des charges) par toutes les parties prenantes.

Une méthode non exclusive

Cette démarche en 7 étapes n’est pas « la meilleure » (une méthode n’est pas meilleure qu’une autre dans l’absolu), c’est la plus naturelle et logique à mettre en œuvre … surtout quand on ne sait pas par où commencer. Elle peut être adaptée, modifiée, mais à mon avis, le contenu de ces 7 étapes se retrouvera peu ou prou dans toute démarche d’expression des besoins.

Dans mon Guide pratique, je consacre un chapitre à chacune de ces 7 étapes.

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_{© 2023 Yves Constantinidis et éditions GERESO}