En vue du choix et de l’acquisition d’un logiciel, et au delà d’un certain seuil de prix, un établissement public doit généralement se plier à un exercice long et fastidieux : l’appel d’offres.
Pour cela, il doit élaborer un document appelé cahier des charges.
Du fait de l’assouplissement du code de la commande publique et grâce aux centrales d’achat, les établissements publics peuvent maintenant acquérir un logiciel sans passer d’appel d’offres.
De là à en déduire que le cahier des charges ne sert à rien, il n’y a qu’un pas.
À mon avis, c’est un faux pas.
Rappelons les définitions :
- Un appel d’offres est une procédure formalisée prévue par le code de la commande publique.
- Un cahier des charges est un document servant à formaliser des besoins.
Ce n’est pas pareil.
Les DSI d’hôpital me disent souvent « Nous passons par une centrale d’achat. Nous ne faisons plus d’appel d’offres. Nous n’avons plus besoin de faire des cahiers des charges ».
Certes pas obligatoire. Mais à mon avis bien utile.
Recueillir les besoins et les exprimer sous forme d’exigences est une discipline appelée ingénierie des exigences. On dit aussi « ingénierie des besoins ». Je préfère la deuxième expression, qui nous rappelle que dans le management du système d’information il y plus de négo que de techno.
Récemment, une directrice d’hôpital m’a dit « On ne fait plus de cahier des charges. On n’est plus du tout dans ce mode là ».
Je n’ai pas osé poser la question : Si vous n’êtes pas dans ce mode là, dans quel mode êtes-vous donc ?
Je n’ai pas osé lui répondre que dans les établissements privés, on fait des cahiers des charges depuis longtemps, alors que ça n’a jamais été obligatoire.
Car s’il est aujourd’hui possible de faire un choix sans appel d’offres, est-ce une raison de se passer de cahier des charges ? Quels que soient le nom et la forme qu’on donne à ce document.
Pour un hôpital de 2000 lits, est-il raisonnable de faire des choix informatiques sans une approche systématique et organisée, autrement dit sans ingénierie ?
Un cahier des charges n’est pas qu’un passage obligé avant le lancement d’un appel d’offres. C’est avant tout un moyen d’exprimer collectivement et formellement ce que l’on veut et ce que l’on ne veut pas. Et c’est bien utile.
Je suis consultant indépendant, je ne suis pas soumis au code des marchés publics, mais avant de choisir mon espace de coworking, j’ai élaboré un document d’une page, j’ai établi une liste de douze critères et j’ai mené une étude comparative. C’est de l’ingénierie des besoins.
C’est peut-être une déformation professionnelle, mais avant d’entrer dans une boutique (en ligne ou en présentiel), j’établis par écrit une liste de critères. Cette liste constitue un cahier des charges.
Inversement, j’ai récemment vu un établissement de santé qui s’était acheté un « petit » applicatif pour 50 000 euros. L’applicatif a été acquis mais jamais installé. Les utilisateurs n’en voulaient pas. Si cet établissement avait investi 6 000 euros dans une « petite » étude, il aurait économisé 44 000 euros.
DSI d’établissement de santé public, quelle est votre méthodologie de choix de logiciel ?