YVES CONSTANTINIDIS CONSULTANT

la checklist en 5C, simple et efficace

Qu’est-ce qu’un cahier des charges « bien rédigé » ? C’est simple. Il doit être Clair, Correct, Complet, Concis et Cohérent. C’est la checklist en « 5 C ».

Très simple et efficace, cette check-list n’est d’ailleurs pas spécifique au cahier des charges. Tout document livré devrait être de qualité 5C.

Voici quelques précisions …

C comme Clair

Être clair, c’est être compris du premier coup, par tous. Pour cela, il faut d’une part éviter les phrases compliquées, les verbes passifs, les adverbes, et les adjectifs qui n’ont pas été préalablement définis dans un glossaire ou une norme.

Un document d’exigences logiquement structuré est plus clair et lisible, analysable et modifiable. Une structure claire permet au lecteur de sauter les parties qui ne le concernent pas et d’aller à ce qui est essentiel pour lui. Dans le cas contraire, toute personne qui le parcourt doit le lire dans son intégralité pour identifier les parties qui le concernent. La structure de cahier des charges que je détaille dans mes ouvrages, et que j’ai eu l’occasion de tester sur de nombreux cahiers des charges, constitue un bon point de départ. Si nécessaire elle pourra être adaptée au contexte.

C comme Correct

Toute exigence doit être correcte, sur le plan du vocabulaire, de la grammaire et de la conformité réglementaire.

Écrire des phrases correctes, à la voix active et sous la forme sujet-verbe-complément, permet d’éviter une grande partie des problèmes ultérieurs.

D’autre part, les exigences doivent être conformes aux lois, règlements, procédures. Des non-conformités de ce type sont révélatrices d’une analyse insuffisante.

C comme Complet

Un document incomplet ouvre la porte à toutes les interprétations erronées, malentendus, voire abus de la part des candidats et fournisseurs.

Les silences surviennent dans les cahiers des charges, lorsque le demandeur suppose que les fournisseurs ont tous le même niveau d’information que lui. Il passe alors sous silence des éléments de l’énoncé du problème à résoudre, sans que l’on sache s’ils sont laissés à l’initiative du fournisseur ou simplement oubliés.

Rappelons un des principes des démarches qualité : ce qui est évident pour les uns ne l’est pas pour les autres. C’est donc plus en amont, lors du recueil et de l’analyse des besoins, que l’on évite les silences.

Une fois de plus, la solution est d’utiliser un modèle aussi complet que possible. Il servira de checklist.

C comme Concis

Tout élément de texte n’apportant aucune information sur le problème à résoudre est un « bruit ». Cette information superflue risque d’engendrer par la suite un document incohérent ou manquant de clarté.

Le bruit est souvent dû au fait que des acteurs ou des rédacteurs multiples travaillent à plusieurs sur un document dont la structure n’a pas été bien pensée. Pour caricaturer, imaginons que trois rédacteurs, dont les rôles respectifs sont mal définis, contribuent à un document dont les premiers chapitres s’intitulent « Préambule », « Contexte », « Introduction » et « Objet du présent document ». Même après avoir retravaillé le texte, on a toutes les chances d’avoir du bruit.

Autre problème : par crainte de ne pas être compris du lecteur, des rédacteurs ont tendance à ajouter des détails dans lesquels le lecteur risque de se perdre. Cela s’appelle surspécifier.

Conseils :

  • Utiliser un modèle de cahier des charges favorisant un découpage clair et logique,
  • Structurer le document selon une approche descendante,
  • Dans le cas de rédacteurs multiples, de bien découper le travail d’élaboration,
  • Lors de la vérification, faire relire à des personnes de profils variés.

C comme Cohérent

Il y a incohérence lorsque le document d’exigences contient des exigences incompatibles entre elles.

Il y a aussi incohérence lorsque le document contient plusieurs définitions incompatibles d’une même caractéristique dans différents paragraphes.

Certaines personnes sont très sensibles aux incohérences. Les personnes qui ne maîtrisent pas le domaine métier, qui n’ont pas participé à l’élaboration du document ou qui, d’une manière ou d’une autre, viennent avec un « œil extérieur », sont plus à même de détecter les incohérences.

Conseil :

  • Utiliser un modèle de cahier des charges et une structuration qui évite les incohérences,
  • Faire relire à des relecteurs étrangers au domaine métier,
  • Faire relire à des personnes qui n’ont pas participé à la rédaction.
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Vous avez maintenant la checklist. Et vous le savez, une checklist est un outil puissant … alors il ne reste qu’à la mettre en œuvre systématiquement !

© 2023 Yves Constantinidis Consultant

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