Dans mon précédent article, je vous ai montré l’utilité d’un cahier des charges, dans son acception la plus large de référentiel d’exigences ou de document de spécification des exigences.

Cette utilité n’est pas théorique, elle se mesure en temps gagné et en pertes évitées. Voyons ce qu’une bonne spécification des besoins rapporte, en temps, en effort et en risques.

On est rarement conscient de l’importance de la phase d’expression des besoins, et on en sous-estime les conséquences. Pourtant, les enjeux sont énormes. Voici les faits …

Près d’un échec sur deux

D’après une étude du Standish Group, 47% des échecs sont liés à une expression des besoins défaillante. Les erreurs liées à la conception, au codage, aux tests viennent loin derrière.

Un effet de levier d’un facteur 100

Autre chiffre : Un défaut coûte cent fois plus cher à corriger sur un logiciel en production que s’il avait été directement corrigé lors de la phase d’exigences.

Autrement dit, la moindre ambiguïté ou incohérence qui aurait aisément pu être évitée dans un cahier des charges risque de coûter extrêmement cher à l’arrivée. Et encore, cette estimation ne tient pas compte du coût des conséquences, qui peuvent être désastreuses : pertes abyssales pour une banque, décès de patients pour un hôpital …

Rien qu’en améliorant la formulation des besoins (12% des causes d’erreur), on peut tabler sur un retour sur investissement d’un facteur 10 : trois jours passés à améliorer l’expression des besoins va éviter de perdre six semaines à corriger un logiciel en production.

Les bénéfices secondaires sont importants

Les gains que nous venons de mentionner sont les plus visibles. Si l’on tient compte des bénéfices secondaires, l’investissement est encore plus rentable, et pas seulement sur le plan financier. En effet, participer à l’expression des besoins est un travail d’équipe qui permet de fédérer les utilisateurs et de les aider à devenir acteurs du projet

Comment se fait-il que cette démarche soit négligée ?

Comment se fait-il qu’un document aussi critique qu’un cahier des charges soit à ce point négligé ?

Les managers ne sont pas conscients des bénéfices d’une bonne expression des besoins. Ces bénéfices ne sont visibles qu’à long terme. Court-circuiter ou bâcler les phases amont donne l’illusion de gagner du temps. De plus, les formations disponibles sont rares et leur qualité est souvent insuffisante.

Il y a quelques années, dans le cadre de mon activité d’élaboration de cahiers des charges-types, j’ai téléchargé et passé en revue une vingtaine de cahiers des charges pour des appels d’offres publics, émanant d’établissements de santé et de collectivités locales. Aucun d’eux n’était rédigé selon les règles de bonne formulation des exigences. Depuis, des progrès ont été faits, mais il reste encore beaucoup à faire.

Il est pourtant facile de faire mieux

Depuis dix ans, je forme chaque année une cinquantaine de personnes à l’ingénierie des besoins, lors de sessions de 2, 3 ou 5 jours. Le coût d’une telle formation est minime si on le compare à celui de la non-qualité d’un cahier des charges.

Voici un des nombreux exercices que je propose dans le cadre de ces formations : je distribue une page d’exigences tirées d’un appel d’offres public. Je demande aux apprenants de chercher toutes les erreurs possibles. Sans formation préalable, un apprenant détecte en moyenne une erreur sur trois. Après une demi-journée de formation, le même apprenant détectera neuf erreurs sur dix en moins d’un quart d’heure.

Sachant que 12 % des erreurs proviennent d’exigences mal exprimées, quel est le retour sur investissement de cette demi-journée d’apprentissage ?

Alors, comment faire pour mieux faire ?

Depuis la publication de mon premier ouvrage sur le sujet en 2006, d’importants progrès ont été faits. Des associations comme IREB ou IIBA font un gros travail de communication, formation et sensibilisation. La business analysis commence timidement à être reconnue comme un métier. Mais nous sommes loin du compte. Nous devons encore former, informer, communiquer, sensibiliser ! Nous avons besoin de plus de formations, et de meilleure qualité. Pour former des business analysts, mais aussi pour apporter les bases de l’ingénierie des besoins aux personnes qui, occasionnellement, sont amenées à élaborer un cahier des charges, animer un groupe de travail, ou faire un choix de logiciel. Et nous avons besoin de sensibiliser les directions métier à l’importance de l’ingénierie des besoins, tout simplement parce que cette discipline constitue un investissement rentable !

_{© Yves Constantinidis Consultant, 2022}