Exprimer les besoins est une affaire de bon sens … et dans la pratique un véritable défi au bon sens. Car spécifier des besoins, c’est vouloir rompre avec l’existant, tout en tenant compte de cet existant. C’est prendre en compte un environnement en continuelle évolution. Tout cela exige de se mettre dans une position d’apprentissage permanent et d’agir avec souplesse, aucune stratégie ne pouvant être définitive.
Dans mes ouvrages Expression des besoins pour le SI et Guide pratique du cahier des charges informatique, j’énumère douze points à garder à l’esprit pour prendre les bonnes décisions, affronter une situation complexe et anticiper les changements au lieu de les subir. Je les appelle « les douze réalités » :
1. Il n’existe pas d’approche universelle d’expression des besoins. Il n’y a pas de méthode miracle. Tous les coups sont permis, mais certains coups sont plus efficaces que d’autres.
2. Le processus d’expression des besoins en quatre étapes est incontournable, même si dans la pratique les étapes sont enchevêtrées au point d’être indiscernables.
3. La meilleure stratégie est celle qui permet de maîtriser l’information recueillie. Le véritable défi du projet d’expression des besoins consiste à gérer cette masse d’information et d’éviter qu’elle n’explose.
4. Les objectifs en termes de projet doivent s’énoncer clairement : coûts, délais, périmètre, niveau de détail, parties prenantes à satisfaire.
5. La recherche d’un compromis est un exercice permanent. Les différents objectifs des différentes parties prenantes sont presque toujours contradictoires et souvent irréalistes.
6. Tous les éléments sont interdépendants. Besoins, contraintes, contexte, objectifs, acteurs, interlocuteurs, ne peuvent pas être considérés séparément. On doit les traiter de manière systémique, percevoir leurs mécanismes d’interaction.
7. Les priorités entre les objectifs peuvent être renversées à tout moment par les acteurs en présence, et pas toujours ceux que l’on imagine.
8. Les exigences doivent s’exprimer en termes concrets et compréhensibles par tous les acteurs, et surtout par les utilisateurs du terrain.
9. L’expression des besoins nécessite une approche multidimensionnelle. Une vision trop procédurale, linéaire, étape par étape, est vouée à l’échec.
10. L’action à elle seule ne remplacera jamais la réflexion. Sous la pression des délais ou d’un des acteurs, plutôt que de foncer, il faut prendre du recul pour réfléchir à la meilleure stratégie.
11. Les échecs nous apprennent autant que les réussites. Ils sont l’occasion de prendre du recul et de changer ses comportements.
12. Tenir un journal de projet est une méthode simple et efficace d’amélioration continue. Inutile de faire appel à des outils sophistiqués : un carnet en moleskine fait l’affaire.
En 2024, je consacrerai un article par mois à chacun de ces douze points.
Chers lecteurs, passez de bonnes fêtes ! … et à l’année prochaine !
Yves Constantinidis
© Yves Constantinidis, Editions Eyrolles et Editions GERESO, 2023.