YVES CONSTANTINIDIS CONSULTANT

L’expression des besoins en 10 mots

Il y a quelque temps, j’avais publié un article intitulé L’expression des besoins, ce n’est pas compliqué ! … en faisant remarquer que « compliqué » et « complexe » sont deux choses différentes. Une manière classique et largement utilisée de rendre les choses compliquées consiste à truffer le discours de mots obscurs, ambigus et hyper-spécialisés.

Oui, c’est très facile de compliquer les choses à volonté. Des mots aussi courants que « spécification », ou des expressions comme « exigences non fonctionnelles » embrouillent déjà tout le monde, y compris les spécialistes. Alors imaginez la suite.

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Vu que mon métier consiste à accompagner des non-spécialistes et à leur montrer comment exprimer les besoins et élaborer un cahier des charges avec efficacité et simplicité, je vais tenter d’utiliser des mots aussi simples que possible.

Quatre activités de base

Définir les besoins et élaborer un cahier des charges comporte quatre activités de base :

Le recueil consiste à aider des personnes a exprimer des besoins et à rechercher dans divers documents des besoins déjà exprimés.

L’analyse consiste à examiner les exigences sous différentes facettes, à les prioriser, à les représenter sous forme graphique et à les passer par un ensemble de « filtres » de manière à maintenir la cohérence entre les exigences.

La spécification consiste à décrire et documenter les exigences de manière à la fois formelle et compréhensible par toutes les parties prenantes.

La validation consiste à s’assurer que les parties prenantes concernées sont d’accord sur les exigences spécifiées.

Chaque besoin ou ensemble de besoins va passer par ces quatre étapes, avant de venir enrichir le cahier des charges. Ces quatre activités sont imbriquées dans le temps et interdépendantes. Pour chacune, il existe des méthodes et techniques utiles et simples d’utilisation. Exprimer les besoins et élaborer un cahier des charges n’est pas une science exacte mais une activité artisanale.

Décrivons ces quatre activités en utilisant des mots simples …

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Écouter, lire et observer : le recueil

Il s’agit d’abord de capturer les besoins, par différents moyens : interviews, observation directe, réunions, lecture de la documentation existante.

Paradoxalement, cette activité est beaucoup moins simple et facile qu’il n’y paraît. C’est la moins formalisable et sans doute la plus difficile. La plupart des utilisateurs n’ont pas conscience de ce qu’une application informatique peut ou ne peut pas faire. Ils ne voient pas la difficulté à mettre en œuvre leurs exigences. Ils ne connaissent pas le coût et la faisabilité de leur demande. De plus, chaque utilisateur va exprimer ses besoins dans son langage de spécialiste, ou de manière peu claire, ou de manière incomplète, ou exprimera des demandes irréalisables, ou passera sous silence des exigences qu’il considère comme allant de soi.

Visualiser, comparer, trier : l’analyse

Les besoins exprimés par les différents acteurs interviewés sont ambigus, incohérents, redondants, incomplets. L’analyse consiste à mettre les besoins recueillis en cohérence. Lever les ambiguïtés, éliminer les redondances, détecter les incomplétudes entre les besoins précédemment recueillis, prioriser. Ceci se fait en les modélisant sous forme graphique et en les passant à travers des « filtres » successifs : sont-ils cohérents avec les objectifs exprimés en amont, avec le contexte de l’entreprise ? sont-ils compatibles avec l’environnement informatique existant ?

Formuler, structurer et vérifier : la spécification

Cette étape consiste à formuler les exigences recueillies analysées dans un langage précis et rigoureux, à les rassembler, classées par catégories, en un lieu unique, qui peut être un document, comme le cahier des charges, ou toute autre forme de référentiel d’exigences.

Pour bien formuler et structurer les exigences, nous disposons de trois types d’outils : les règles de bonne formulation, les gabarits de formulation, et les check-lists de formulation et de structuration.

Obtenir un consensus : la validation

Toute exigence spécifiée devra être validée par les parties prenantes. La validation peut intervenir à différents niveaux : Les exigences sont validées après certaines activités de recueil (validation des comptes rendus d’interviews ou de réunions), suite à des activités analyse (relectures partielles), après spécification d’une partie des exigences (revue formelle). En dernier lieu Le document d’exigences (le cahier des charges) sera formellement validé dans son ensemble.

On s’aperçoit que les activités principales de ce beau métier peuvent être décrites en dix mots clairs et simples.

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Si vous trouvez que ce que j’écris là est encore trop complexe, ou déjà bien compliqué, ou au contraire simpliste, alors n’hésitez pas à réagir à cet article !

© Yves Constantinidis Consultant, 2023

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