Cinq méthodes permettent de faire un choix, et elles sont universelles. Elles s’appliquent tant à une multinationale qu’à un particulier, qu’il s’agisse de s’acheter un porte-avion ou une paire de baskets.

Dans le cadre d’un projet SI d’envergure, la phase de sélection du fournisseur et du produit est délicate et cruciale. Elle est souvent négligée, par manque de temps, de moyens, et de connaissance de méthodes efficaces.

Cinq méthodes de choix de produit ou service

En simplifiant à l’extrême, il y a cinq méthodes de sélection d’un fournisseur et/ou un d’un produit :

1. La (bonne) pioche ou tirage aléatoire.

2. L’imitation : choisir le même produit qu’un proche, un voisin, un ami.

3. La réputation : acheter le produit d’un fournisseur connu ou reconnu.

4. La sous-traitance : demander à un prestataire de mener une étude de choix.

5. L’étude comparative systématique et organisée.

La première méthode est la plus fréquemment utilisée : Chaque fois que vous faites un choix sans mettre en œuvre une des quatre autres méthodes, c’est que vous avez utilisé la méthode n° 1. Chaque fois que vous faites appel à votre « intuition » ou à votre « instinct », vous êtes sur la méthode n° 1. Avec cette méthode, le choix est vite fait, mais pas toujours optimal. Et plus les parties prenantes sont nombreuses, plus cette méthode est risquée.

La deuxième méthode, s’appuyer sur le choix fait par un autre, peut être utile, à condition que cet autre ait les mêmes besoins et contraintes que vous. Rassurante en apparence, cette méthode donne des résultats rapides, souvent moyens, parfois catastrophiques. Plus le projet est complexe, moins elle est efficace.

La troisième méthode semble intuitivement meilleure. Cependant, la bonne réputation d’un fournisseur ne garantit pas la qualité d’un produit, et encore moins son adéquation à vos besoins et contraintes spécifiques. Pour s’appuyer sur la réputation, il faudrait au minimum être en mesure d’objectiver cette réputation, ce qui nous rapprocherait des méthodes 4 et 5.

La quatrième méthode, qui consiste sous-traiter l’étude, peut être utile et vous faire gagner du temps. Le consultant doit connaître le secteur (par exemple hospitalier), le domaine (la gestion des lits) et la technique (interopérabilité, migration). Même dans ce cas, le consultant doit être neutre vis-à-vis des fournisseurs et sa bon communiquant. Ce n’est pas gagné.

Enfin, la cinquième méthode nécessite de disposer des ressources à même de mener une étude comparative aboutissant à un consensus. Autrement dit, de disposer de personnes maîtrisant des techniques d’ingénierie des besoins. Ce n’est pas gagné non plus.

Diverses variantes existent, comme la comparaison sur critère unique : « Je ne savais pas quoi prendre, j’ai pris le moins cher ».

Alors, quelle est la bonne méthode ?

Depuis vingt ans j’ai eu l’occasion de travailler pour les établissements de santé (et pas seulement). J’ai pu observer la mise en œuvre de ces cinq approches et de leurs variantes.

J’ai connu une époque où les établissements faisaient leur propre expression des besoins et étude comparative (méthode N° 5). Cela se traduisait souvent par un gaspillage de ressources : groupes de travail qui s’éternisaient, circulation de multiples documents, … Le tout, avec un résultat incertain.

J’ai aussi connu une époque où le choix était sous-traité (méthode N° 4) à des experts sans approche méthodologique. Autrement dit, à des consultants ne maîtrisant pas l’ingénierie des besoins. Ce qui entraîne des pertes de temps et d’information … et fait grimper la note !

Aujourd’hui, la tendance est plutôt de s’appuyer sur une centrale d’achat. Dans ce cas, je me pose la question : Qui fait le choix du produit le plus adapté à votre établissement ?

La tentation est forte de se dire que, si aucune approche n’est optimale, autant choisir la moins chère.

N’est-ce pas là se laisser aller à la facilité ?

J’ai échangé récemment avec le DSI d’un établissement de 400 lits. Lors d’une même conversation téléphonique, j’ai eu l’occasion de noter les phrases suivantes (verbatim) :

L’argument est : « Nous n’avons ni le temps ni les ressources pour faire une étude, ni le budget pour la sous-traiter ». Ce qui élimine les approches N° 4 et 5.

• « Nous ne faisons pas de choix » : méthode n° 1.
• « Nous faisons appel à un fournisseur qui maîtrise tout le cycle ». Variante de la méthode n° 4 (le fournisseur nous trouve le fournisseur). On se se rapproche de la méthode n° 1 (non-choix).
• « Nous passons par une centrale d’achat » (idem).
• « On a pris [le logiciel Z] parce que [l’établissement voisin] a [le logiciel Z] » : méthode n°2.
• « On a vu deux produits et on a fait un choix ». Sur quels critères ? : méthode numéro 1.

Se pose alors la question : Y a-t-il une méthodologie permettant de faire un choix en un minimum de temps et de ressources ?

Mon expérience me permet de répondre positivement à cette question.

L’approche que je préconise

Je préconise la méthode n° 5, avec un soutien méthodologique de la part d’un expert en ingénierie des besoins. C’est cette expertise qui fait ma valeur ajoutée.

Il s’agit de soutien méthodologique, et non de sous-traitance.

Mon client possède l’expertise métier, ainsi qu’une large part de l’expertise technique. Ma valeur ajoutée est dans l’ingénierie des besoins.

Lors du processus de sélection,

• Je le forme afin de lui transmettre mon savoir-faire méthodologique.
• Je l’accompagne ponctuellement, afin qu’il fasse lui-même un choix optimal.
• Je relis les documents qu’il a produits pour lui apporter un feedback et du conseil.
• Sur sa demande expresse, j’anime des groupes de travail, rédige le cahier des charges, élabore une grille de choix.
• Je fournis les outils pour l’aider à faire encore mieux ce qu’il fait déjà, encore plus vite, encore moins cher.

Souhaitez-vous que je vous aide dans votre démarche de sélection de logiciel ? Regardez ce que je vous propose en matière d’accompagnement méthodologique.